Slack勤怠チャンネルの通知を減らす方法｜1日1回にまとめる設定手順

1. この記事でできること（ゴールを明示）

勤怠専用チャンネルに「出勤しました」「退勤します」などの投稿が流れ続け、通知が鳴りやまない。そんな課題を、無料ツールだけでシンプルに解決します。この記事では、Slackの勤怠投稿を自動で集計し、毎日決まった時刻に1件の「日次サマリ（まとめ）」として別チャンネルに投稿する仕組みをつくります。

最終的に目指す状態は次の通りです。

  • #勤怠（元のチャンネル）はミュートし、通知を気にせず記録専用にする
  • #勤怠-サマリ（新設）に、毎日18:00にその日の出退勤を1件にまとめて自動投稿
  • 作業時間は約30分。難しい理論は最小限、実際に「動く」状態まで一気に進めます

無料プランで完結させます（Slack無料ワークスペース、Googleアカウント、Make無料プランを利用／クレカ登録不要）。

2. 今回作る自動化の仕組みの全体像

流れはシンプルです。勤怠用チャンネルに投稿されたメッセージをMake（ノーコード自動化ツール）が見張ります。該当する投稿だけをGoogleスプレッドシートに記録し、毎日18:00にその日の分を読み出して1件のまとめをSlackに投稿します。

  • トリガー（きっかけ）：#勤怠に新しいメッセージが投稿された
  • 記録：Googleスプレッドシートにユーザー・内容・時刻を1行で保存
  • スケジュール：毎日18:00にその日の行だけ集計
  • 出力：#勤怠-サマリに「本日の出退勤まとめ」を1件投稿

なぜこの設計かというと、「通知の回数」を減らすことが最優先だからです。元チャンネルはログ置き場として静かに流し、見るべき情報はまとめて受け取る。この二層構造で、“必要なときだけ通知”を実現します。

3. 事前に必要なアカウント・準備物

ツール用途登録・取得するもの料金/注意
Slack 勤怠投稿の取得／サマリ投稿 ワークスペース参加権限、#勤怠 と #勤怠-サマリ チャンネル 無料プランOK。アプリ追加が制限されている場合は管理者承認が必要
Googleアカウント 記録用のGoogleスプレッドシート スプレッドシート1つ（後述の列構成） 無料。既存の個人/会社アカウントで可
Make（make.com） 自動化フローの作成・実行 無料アカウント、Slack/Googleとの接続（OAuth） 無料プランで動作可（最短実行間隔15分・月間オペレーション上限あり／クレカ不要）

順番は「チャンネル準備 → シート作成 → Make接続 → シナリオ作成」と進めると迷いません。

4. 必要なツール、アカウントの設定

4-1. Slackのチャンネルを整える（5分）

  • #勤怠（既存）の役割を「記録専用」と定義します。投稿はそのまま流れてOK。
  • #勤怠-サマリ（新規）を作成します。ここに毎日1件だけ自動投稿します。
  • 通知対策：参加メンバーには#勤怠をミュート（チャンネル詳細→通知→ミュート）し、「@メンションのみ通知」にするよう案内します。なぜか：日々の小粒な通知を止め、重要なまとめだけを見るためです。

ここで失敗しても大丈夫。チャンネル名は後から変更できます。

4-2. Googleスプレッドシートを用意（5分）

新しいスプレッドシートを作り、1行目に以下のヘッダーを入れます。

  • date（YYYY-MM-DD）
  • time（HH:MM）
  • user（表示名）
  • action（出勤/退勤/その他）
  • text（元メッセージ）
  • channel（#勤怠）
  • ts（SlackメッセージID）

なぜヘッダーを決めるか：Makeから列を指定して書き込むためです。ファイル名は「勤怠ログ（自動）」など分かりやすく。

4-3. Makeアカウント作成と接続（10分）

  • make.comで無料サインアップ。クレジットカード不要です。
  • ダッシュボードからConnections（接続）でSlackとGoogle Sheetsを追加。画面の指示に従って認可します。なぜ事前に接続するか：シナリオ作成中の迷いを減らすためです。
  • タイムゾーンをAsia/Tokyoに設定（Profile→Locale）。なぜか：18:00のスケジュールが日本時間で動くようにするためです。

5. 自動化ツールの設定

5-1. シナリオA：勤怠投稿を記録する（15分）

目的：#勤怠に新規投稿があったら、勤怠らしいものだけをスプレッドシートに1行で保存します。

  1. Makeで新規Scenarioを作成。「Slack」モジュールから「Watch messages in a channel（チャンネルの新規メッセージを監視）」を選択。#勤怠を指定します。初回はテスト取得用に直近メッセージを1件取り込めます。
  2. フィルターを追加。条件は「text に '出勤' を含む OR '退勤' を含む OR '在宅' を含む」など最低限でOK。なぜか：雑談や他のBot投稿が紛れないようにするためです。最初は広めに取り、あとから絞るのがおすすめ。
  3. 次に「Google Sheets → Add a Row（行を追加）」を接続。先ほどのスプレッドシートとシート名を選び、各列にマッピングします。
  • date：Slackのメッセージ時刻（ts）をMakeの関数で日付に変換（例：formatDate(addSeconds('1970-01-01', {{ts}}, 'UTC'), 'YYYY-MM-DD', 'Asia/Tokyo')）。細かい式は画面のカレンダーアイコンから設定できます。うまくいかなくても後で直せます。
  • time：同様に'HH:mm'形式で変換
  • user：message.user_profile.real_name など（取得できる表示名）
  • action：textに'出勤'を含む→'出勤'、'退勤'を含む→'退勤'、それ以外→'その他'（MakeのRouterや関数ifで簡易分岐。難しければ空欄でもOK）
  • text：message.text
  • channel：固定で「#勤怠」
  • ts：message.ts（後で原文に戻る用。任意）

右上の「Run once」でテスト実行。#勤怠に「出勤します」など試しに投稿すると、シートに1行追加されれば成功です。成功したら「Scheduling」をON（最短15分間隔）。ここで失敗しても大丈夫。フィルター条件や列名が合っているか一つずつ戻って確認しましょう。

5-2. シナリオB：日次サマリを投稿する（10分）

目的：毎日18:00に当日の行をまとめ、#勤怠-サマリへ1件投稿します。

  1. 新規Scenarioを作成。最初のモジュールは「Tools → Scheduler」。Every day at specific time を選び、18:00、タイムゾーンをAsia/Tokyoに設定。
  2. 「Google Sheets → Search rows/Read rows」を追加。スプレッドシートを選び、Filterで date equals 今日（formatDate(now; 'YYYY-MM-DD'; 'Asia/Tokyo')）。
  3. 「Tools → Aggregate to text（行をテキストに集約）」で、各行を「- {{user}}：{{action}} {{time}}（{{text}}）」のように整形。なぜ集約するか：Slackに1件で見やすく投稿するためです。
  4. 「Slack → Create a message」を追加。#勤怠-サマリを選び、本文は次のようにします。
【本日の勤怠まとめ（{{formatDate(now; 'YYYY-MM-DD'; 'Asia/Tokyo')}}）】
{{if(length(aggregatedText) > 0; aggregatedText; '本日の記録はありません')}}

テスト実行し、#勤怠-サマリに1件のまとめが出れば成功です。終わったらSchedulingをONにします。

任意の発展：元投稿に✅リアクションを付ける、などの処理も追加できます（tsを使って「Slack → Add reaction」）。まずは動く最小構成を優先しましょう。

6. 動作確認（実際の質問例）

ここでは実際に手を動かして確かめます。「質問例」は、勤怠チャンネルに投げるテスト投稿の例だと考えてください。

  1. #勤怠に「出勤します（在宅）」と投稿。数分待ってスプレッドシートに1行追加されるか確認します。
  2. 続けて「退勤します」。同様に2行目が追加されるか確認。
  3. シナリオBを手動で「Run once」。#勤怠-サマリに次のような1件投稿が出ればOKです。
【本日の勤怠まとめ（2024-04-01）】
- 田中 太郎：出勤 09:12（出勤します 在宅）
- 田中 太郎：退勤 18:05（退勤します）

最後に、#勤怠をミュートし、#勤怠-サマリをフォロー（チャンネルのベルを「すべての新しいメッセージ」に）へ。これで通知は1日1回に集約されます。

7. うまく動かないときのチェックポイント

  • Slack接続の権限不足：ワークスペースで外部アプリが禁止されていないか。管理者に「MakeのSlackアプリ連携の許可」を依頼。
  • 監視チャンネルの選択ミス：#勤怠ではなく別チャンネルを見ていないか。モジュール設定を再確認。
  • フィルターが厳しすぎる：'出勤' と '退勤' のみで始め、後から語句を追加。最初は広く。
  • スプレッドシートの列名：ヘッダー名とMakeのマッピングが一致しているか。列の順番変更はNG（変更したら再マッピング）。
  • 時刻のずれ：MakeのタイムゾーンがAsia/Tokyoか。SchedulerとformatDateの両方を確認。
  • シナリオのON忘れ：右上のSchedulingがONか。A/B両方がONになっているか。
  • 無料プランの制限：Makeは15分間隔・月間オペレーション上限あり。上限到達時は翌月まで待つか、フィルターで対象を絞る。
  • スレッド内投稿：一部Botはスレッドに返信します。Slackモジュールの「サブタイプ」も拾う設定か確認。難しければまずは通常投稿に限定。

ここで失敗しても大丈夫。原因はたいてい「接続権限」「フィルター」「列名」のどれかです。1つずつ戻って確認しましょう。

8. 次にできる改善アイデア

  • 曜日・勤務形態のタグ化：'在宅開始/終了' などキーワードを増やし、サマリを見やすく分類。
  • 週次・月次の集計：同じシートから金曜夕方に週次まとめ、月末に月次まとめを自動投稿。
  • 上長へのDM通知：遅刻・未投稿者だけを抽出し、上長へDMでピンポイント通知。
  • スレッド運用の徹底：#勤怠では「出勤」投稿に対して「退勤」はスレッドで返信するルールに。通知をさらに抑制できます（ルール化はシンプルに）。
  • Slack Workflow Builder（有料プラン向け）：有料ワークスペースなら、Workflow Builderでフォーム入力→スレッド集約も可能。
  • 権限制御：#勤怠はBotと特定ロールのみ投稿可にし、人の誤投稿を防止（チャンネル管理権限が必要）。

まずは「日次サマリが1件届く」状態を維持し、チームの反応を見てから少しずつ改善しましょう。